10.09.2026
Digitale Gehaltsabrechnung Zustimmung Mitarbeiter?
Digitale Gehaltsabrechnung Zustimmung Mitarbeiter ist eine der meistgestellten Fragen von Arbeitgebern, die ihre Lohnbuchhaltung digitalisieren möchten. Seit einem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts ist klar geregelt, ob dafür überhaupt eine Zustimmung nötig ist. Viele Geschäftsführer sind bei der Umstellung auf digitale Prozesse trotzdem unsicher, weil ältere Ratgeber und Foreneinträge oft noch die alte Rechtslage beschreiben. Dieser Beitrag erklärt die aktuelle Rechtslage und zeigt, worauf Sie bei der praktischen Umsetzung achten sollten.
Von: Monika Bela
Das Wichtigste in Kürze
- Das Bundesarbeitsgericht hat am 28. Januar 2025 entschieden, dass Arbeitgeber Gehaltsabrechnungen digital bereitstellen dürfen.
- Eine ausdrückliche Zustimmung der einzelnen Mitarbeiter ist dafür nicht erforderlich.
- Die Abrechnung muss in Textform auf einem dauerhaften Datenträger zur Verfügung gestellt werden, etwa in einem passwortgeschützten Mitarbeiterpostfach.
- Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass auch Mitarbeiter ohne privaten Internetzugang die Abrechnung einsehen können.
- Existiert ein Betriebsrat, hat dieser bei der Einführung eines digitalen Systems ein Mitbestimmungsrecht.
Brauchen Arbeitgeber die Zustimmung der Mitarbeiter für die digitale Gehaltsabrechnung?
Nein, für die digitale Gehaltsabrechnung ist die individuelle Zustimmung der Mitarbeiter grundsätzlich nicht erforderlich. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 28. Januar 2025 (Az. 9 AZR 48/24) entschieden, dass Arbeitgeber ihre Pflicht zur Erteilung einer Entgeltabrechnung auch ohne Einwilligung des Arbeitnehmers digital erfüllen können.
Im entschiedenen Fall hatte eine Verkäuferin von ihrem Arbeitgeber verlangt, die Gehaltsabrechnung weiterhin in Papierform zu erhalten. Der Arbeitgeber stellte die Abrechnungen jedoch nur noch elektronisch in einem digitalen Mitarbeiterpostfach bereit. Während das Landesarbeitsgericht Niedersachsen der Arbeitnehmerin zunächst recht gab, hob das Bundesarbeitsgericht dieses Urteil auf. Die Richter stellten klar, dass ein Anspruch auf Übersendung der Abrechnung per Post grundsätzlich nicht besteht.
Was bedeutet die Textform nach § 108 GewO für die digitale Gehaltsabrechnung?
Der Arbeitgeber muss die Gehaltsabrechnung nach § 108 Absatz 1 Satz 1 Gewerbeordnung in Textform erteilen. Das Bundesarbeitsgericht stellte klar, dass diese Pflicht auch durch die Bereitstellung in einem digitalen, passwortgeschützten Mitarbeiterpostfach erfüllt wird.
Textform bedeutet nach § 126b BGB, dass eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird und der Urheber erkennbar ist. Ein PDF Dokument in einem Onlineportal erfüllt diese Anforderung genauso wie eine E Mail, solange klar ist, dass die Abrechnung vom Arbeitgeber stammt. Eine handschriftliche Unterschrift oder eine gesonderte digitale Signatur ist dafür nicht nötig.
Was bedeutet die Holschuld bei der digitalen Gehaltsabrechnung?
Der Anspruch auf die Gehaltsabrechnung ist rechtlich eine Holschuld des Arbeitnehmers, keine Bringschuld des Arbeitgebers. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber die Abrechnung lediglich bereitstellen muss, ohne dafür verantwortlich zu sein, dass sie den Mitarbeiter tatsächlich erreicht.
Für Arbeitgeber ist diese Klarstellung praktisch bedeutsam. Es reicht aus, die Abrechnung an einer elektronischen Ausgabestelle wie einem Mitarbeiterportal zum Abruf bereitzustellen. Der Mitarbeiter ist selbst dafür verantwortlich, sich die Abrechnung dort abzuholen. Eine automatische Zustellung an eine private E Mail Adresse oder ein Postfach zu Hause ist damit nicht erforderlich.
Welche Pflichten haben Arbeitgeber gegenüber Mitarbeitern ohne Internetzugang?
Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass Mitarbeiter ohne privaten Computer oder Internetzugang nicht benachteiligt werden. Das Bundesarbeitsgericht betont ausdrücklich, dass die berechtigten Interessen dieser Beschäftigtengruppe berücksichtigt werden müssen.
In der Praxis bedeutet das, dass betroffene Mitarbeiter die Möglichkeit haben müssen, ihre Abrechnung im Betrieb einzusehen und auszudrucken. Im vom Bundesarbeitsgericht entschiedenen Fall sah die zugrunde liegende Betriebsvereinbarung vor, dass Mitarbeiter während der Arbeitszeit einen bereitgestellten Rechner nutzen oder die Unterlagen über die Personalabteilung ausdrucken lassen können. Arbeitgeber sollten diesen Zugang organisatorisch klar regeln, bevor sie vollständig auf Papier verzichten.
Braucht die Umstellung auf digitale Gehaltsabrechnung eine Betriebsvereinbarung?
Existiert im Unternehmen ein Betriebsrat, hat dieser bei der Einführung eines digitalen Abrechnungssystems ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz, weil es sich um eine technische Einrichtung zur Verhaltens oder Leistungskontrolle handeln kann. Die Umstellung sollte deshalb mit dem Betriebsrat abgestimmt und in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden.
In Unternehmen ohne Betriebsrat liegt die Entscheidung über die Einführung eines digitalen Systems allein bei der Geschäftsleitung. Trotzdem empfiehlt es sich, die Umstellung schriftlich zu dokumentieren, etwa in einer internen Richtlinie, die den Zugang für alle Mitarbeitergruppen regelt. Das schafft Klarheit und schützt vor Rückfragen oder Missverständnissen im Team. Wer die gesamte Lohnabrechnung ohnehin an einen externen Dienstleister auslagern möchte, kann eine solche Umstellung direkt mit der digitalen Archivierung von Lohnunterlagen verbinden und beides gemeinsam einführen.
Welche Vorteile hat die digitale Gehaltsabrechnung für Arbeitgeber?
Die digitale Gehaltsabrechnung spart Arbeitgebern vor allem Zeit und Kosten für Druck, Kuvertierung und Versand. Gleichzeitig vereinfacht sie die Archivierung und macht Abrechnungen für Mitarbeiter jederzeit abrufbar, ohne dass Dokumente verloren gehen können.
Neben der Kostenersparnis sorgt die digitale Bereitstellung für kürzere interne Prozesse. Personalabteilungen müssen keine Abrechnungen mehr einzeln kuvertieren oder physisch verteilen, was besonders bei wachsenden Teams spürbar Zeit spart. Auch bei einem Wechsel zu einem spezialisierten Lohnbüro lässt sich die digitale Bereitstellung meist nahtlos übernehmen, wenn Sie die Lohnbuchhaltung an einen externen Dienstleister auslagern und dort bereits digitale Prozesse etabliert sind.
Ist die digitale Gehaltsabrechnung für Arbeitgeber Pflicht?
Nein, die digitale Gehaltsabrechnung ist keine gesetzliche Pflicht. Arbeitgeber dürfen sie einführen, müssen es aber nicht. Wer weiterhin Papierabrechnungen ausstellen möchte, kann das ohne rechtliches Risiko fortführen.
Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts hat lediglich klargestellt, dass Arbeitnehmer keinen Anspruch mehr auf eine Papierabrechnung haben, wenn der Arbeitgeber sich für die digitale Variante entscheidet. Die Entscheidung, ob und wann umgestellt wird, liegt vollständig beim Unternehmen.
Was gilt beim Datenschutz für die digitale Gehaltsabrechnung?
Gehaltsabrechnungen enthalten besonders sensible personenbezogene Daten und müssen deshalb datenschutzkonform verarbeitet werden. Das digitale Mitarbeiterpostfach sollte passwortgeschützt sein und darf ausschließlich dem jeweiligen Mitarbeiter Zugriff auf seine eigenen Daten gewähren.
Arbeitgeber sollten bei der Auswahl eines Anbieters für das digitale Mitarbeiterportal darauf achten, dass die Datenübertragung verschlüsselt erfolgt und ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Softwareanbieter besteht, sofern die Daten nicht ausschließlich intern verarbeitet werden. Diese Anforderungen ergeben sich aus der Datenschutzgrundverordnung und gelten unabhängig davon, ob die Abrechnung digital oder auf Papier erteilt wird.
Über den Autor:
Monika Bela
Wir sind Lohnfüchse, Ihr zuverlässiger Partner für Lohn- und Gehaltsabrechnung. Als moderner Payroll Service verbinden wir jahrelange Erfahrung mit schnellem, digitalem Service. Unsere Mission ist es, Ihnen als Geschäftsführer den Rücken freizuhalten.