08.06.2026

Die Aufbewahrungsfristen für Lohnabrechnungen sind ein Thema, das viele Arbeitgeber unterschätzen. Wer nicht weiß, wie lange welche Unterlagen aufzubewahren sind, riskiert bei einer Betriebsprüfung ernsthafte Konsequenzen bis hin zu empfindlichen Bußgeldern. Seit dem 1. Januar 2025 hat sich durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz außerdem eine wichtige Frist geändert, die alle Unternehmen kennen sollten. Dieser Artikel gibt Ihnen einen vollständigen Überblick über die aktuellen Aufbewahrungsfristen für Lohnabrechnungen und alle relevanten Lohnunterlagen, erklärt die gesetzlichen Grundlagen verständlich und zeigt Ihnen, wie Sie die Anforderungen im Unternehmensalltag zuverlässig umsetzen.

Von: Monika Bela

Aufbewahrungspflichten klingen zunächst wie ein bürokratisches Randthema. Tatsächlich sind sie jedoch eine der Pflichten, deren Verletzung besonders teuer werden kann. Wer Lohnunterlagen zu früh vernichtet oder gar nicht erst systematisch archiviert, riskiert bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt oder die Deutsche Rentenversicherung erhebliche Nachteile. Im schlimmsten Fall schätzt das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen, wenn die notwendigen Belege fehlen. Das führt fast immer zu Nachzahlungen, die höher ausfallen als der tatsächliche Betrag. Zusätzlich drohen nach § 379 AO Bußgelder von bis zu 25.000 Euro bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflichten. In besonders schweren Fällen, etwa bei Verdacht auf vorsätzliche Vernichtung von Unterlagen, sind auch strafrechtliche Konsequenzen möglich.

Lange galt für Lohn und Gehaltsabrechnungen als Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Diese Regelung hat sich zum 1. Januar 2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz geändert. Die Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante Buchungsbelege, zu denen Lohnunterlagen zählen, wurde ab dem 1. Januar 2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Das betrifft alle Fristen, die zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen waren. Das klingt auf den ersten Blick nach einer Vereinfachung, bringt aber auch eine Herausforderung mit sich: Wer in seinem Archiv noch nach der alten Logik arbeitet, bewahrt möglicherweise Unterlagen länger auf als nötig. Für Unternehmen, die ihren Archivierungsprozess modernisieren und Speicherplatz freimachen möchten, ist das eine gute Gelegenheit, die Bestände systematisch zu prüfen.

Die Aufbewahrungsfristen für Lohnunterlagen sind nicht einheitlich, sondern hängen von der Art des Dokuments und der jeweiligen gesetzlichen Grundlage ab. Ein klarer Überblick hilft dabei, den Überblick zu behalten und keine Unterlagen zu früh zu vernichten. Lohn und Gehaltsabrechnungen unterliegen als Buchungsbelege seit 2025 einer achtjährigen Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO in Verbindung mit § 257 HGB. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Abrechnung erstellt wurde. Eine Abrechnung aus dem Jahr 2024 muss also bis mindestens Ende 2032 aufbewahrt werden. Lohnkonten, also die laufenden Aufzeichnungen über Lohnzahlungen, Steuerklassen und Freibeträge eines Mitarbeiters, unterliegen nach § 41 EStG einer Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Diese Frist beginnt am 1. Januar des Jahres, das auf das Jahr der letzten Lohnzahlung folgt. Sozialversicherungsunterlagen wie Meldungen und Beitragsnachweise sind nach § 28f SGB IV fünf Jahre nach Ablauf des betreffenden Kalenderjahres aufzubewahren. Das gilt für alle Nachweise, die im Rahmen der Sozialversicherungspflicht erstellt und übermittelt werden. Beitragsabrechnungen an Sozialversicherungsträger, die buchungsrelevante Belege darstellen, unterliegen nach § 165 SGB VII einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Arbeitszeitaufzeichnungen für Arbeitszeiten, die acht Stunden werktäglich überschreiten, müssen nach § 16 ArbZG mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Allgemeine Personalunterlagen wie Arbeitsverträge und Zeugnisse haben keine gesetzlich festgelegte Frist, sollten aber wegen möglicher Ansprüche nach § 195 BGB mindestens drei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden.

Ein verbreiteter Fehler bei der Berechnung der Aufbewahrungsfristen für Lohnabrechnungen ist die Verwechslung des Fristbeginns. Die Frist beginnt nicht mit dem Datum der Abrechnung, sondern immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Abrechnung erstellt oder die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Das bedeutet konkret: Eine Lohnabrechnung vom März 2025 unterliegt einer Frist, die erst am 31. Dezember 2025 beginnt und acht Jahre später, also am 31. Dezember 2033, endet. Wer diesen Unterschied nicht kennt, vernichtet Unterlagen möglicherweise zu früh und setzt sich damit unnötigen Risiken aus.

Lohnunterlagen dürfen sowohl in Papierform als auch digital archiviert werden. Für die digitale Archivierung gelten jedoch strenge Anforderungen, die in den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) geregelt sind. Digitale Dokumente müssen unveränderbar gespeichert sein, jederzeit lesbar bleiben und innerhalb angemessener Zeit abrufbar sein. Eine einfache Ablage als PDF auf einer Festplatte ohne entsprechende Sicherungssysteme ist in der Regel nicht ausreichend. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber bestimmte sozialversicherungsrelevante Entgeltunterlagen ausschließlich digital vorhalten. Das ist ein wichtiger Hinweis für alle Unternehmen, die ihre Archivierung noch nicht vollständig digitalisiert haben. Wer jetzt damit beginnt, ist rechtzeitig vorbereitet und vermeidet Stress kurz vor der Deadline.

Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt oder die Deutsche Rentenversicherung kann jeden Arbeitgeber treffen, unabhängig von der Unternehmensgröße. Wenn dabei Lohnunterlagen fehlen oder unvollständig sind, hat das direkte Konsequenzen. Zunächst kann der Prüfer die fehlenden Informationen schätzen, was fast immer zu einer höheren Steuerlast führt als die tatsächlichen Zahlen es rechtfertigen würden. Außerdem besteht bei systematisch fehlenden Unterlagen der Verdacht auf mangelnde Buchführungspflicht, was den Prüfungsprozess erheblich verlängert und verteuert. Hinzu kommt das Bußgeldrisiko. Unternehmen riskieren bei Verstößen gegen Aufbewahrungsfristen Bußgelder von bis zu 25.000 Euro nach § 379 AO. In besonders schweren Fällen, etwa bei Verdacht auf Steuerhinterziehung oder vorsätzlicher Vernichtung von Unterlagen, können auch strafrechtliche Konsequenzen drohen.

Die größte Herausforderung bei den Aufbewahrungsfristen für Lohnabrechnungen ist nicht das Wissen darum, sondern die konsequente Umsetzung im Tagesgeschäft. Wer Lohnabrechnungen monatlich erstellt, produziert über die Jahre eine erhebliche Menge an Dokumenten, die geordnet, sicher und abrufbar archiviert sein müssen. Ein bewährter Ansatz ist die vollständige Digitalisierung der Lohnarchivierung. Moderne Lohnbuchhaltungssoftware und spezialisierte Lohnbüros stellen alle Dokumente automatisch digital zur Verfügung, protokollieren das Erstellungsdatum und ermöglichen eine schnelle Suche nach einzelnen Mitarbeitern oder Zeiträumen. Das erleichtert nicht nur die Archivierung, sondern auch die Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung erheblich. Wer die Lohnabrechnung intern erledigt, sollte außerdem jährlich prüfen, welche Unterlagen die Aufbewahrungsfrist inzwischen überschritten haben und datenschutzkonform vernichtet werden können. Die DSGVO schreibt vor, personenbezogene Daten nicht länger aufzubewahren als notwendig. Lohnunterlagen, deren Frist abgelaufen ist, sollten daher aktiv gelöscht oder aktenkundig vernichtet werden.

Ein spezialisiertes Lohnbüro nimmt Ihnen nicht nur die monatliche Erstellung der Abrechnungen ab, sondern übernimmt in der Regel auch die digitale Archivierung aller Dokumente. Das bedeutet, dass alle Lohn und Gehaltsabrechnungen, Beitragsnachweise und Meldungen automatisch sicher gespeichert, jederzeit abrufbar und bei Bedarf für eine Betriebsprüfung aufbereitet werden können. Bei Lohnfüchse erhalten Kunden alle Abrechnungen in digitaler Form, geordnet nach Mitarbeiter und Monat. Damit ist die Grundlage für eine rechtskonforme Aufbewahrung von Anfang an gelegt, ohne dass Sie sich selbst um Archivierungssysteme, Speicherfristen oder Datenschutzkonformität kümmern müssen. Das spart Zeit und gibt Ihnen die Sicherheit, bei einer Betriebsprüfung gut vorbereitet zu sein.

Die Aufbewahrungsfristen für Lohnabrechnungen sind keine Empfehlung, sondern gesetzliche Pflicht. Wer sie kennt, richtig berechnet und konsequent umsetzt, schützt sein Unternehmen vor unnötigen Risiken bei Betriebsprüfungen und vermeidet kostspielige Bußgelder. Die Änderung durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz bietet außerdem eine gute Gelegenheit, das eigene Archivierungssystem zu modernisieren und auf die digitale Pflicht ab 2027 vorzubereiten. Wenn Sie dabei Unterstützung benötigen oder die gesamte Lohnabrechnung in zuverlässige Hände geben möchten, sprechen Sie uns gerne an. Ein kostenloses Erstgespräch mit Lohnfüchse zeigt Ihnen, wie einfach rechtssichere Lohnabrechnung und Archivierung sein können.